Ein Kondolenzschreiben ist die ausführlichere Form der schriftlichen Kondolenz: ein Brief statt einer Karte, mit mehr Raum für Erinnerungen.
Es passt, wenn eine engere Verbindung bestand — zu Freunden, langjährigen Kollegen, Geschäftspartnern über Jahre. Bei entfernter Bekanntschaft wirkt ein Brief schnell überdehnt; dort genügt die Trauerkarte.
Der Aufbau folgt derselben Logik wie bei der Karte, nur ausführlicher: benennen, was geschehen ist. Erinnerungen, die zeigen, dass man die Person gekannt hat. Ein konkretes Angebot. Was zusätzlich hineinpasst, ist die eigene Betroffenheit — vorausgesetzt, sie nimmt nicht mehr Raum ein als die Trauer des Empfängers.
Im geschäftlichen Zusammenhang ist die Form knapper und die Anrede förmlich. Ein Kondolenzschreiben eines Unternehmens sollte von einer Person unterschrieben sein, nicht von einer Abteilung.
Formulierungen zum Anpassen stehen unter Trauerkarte: Texte.
Zum Zeitpunkt gilt dasselbe wie bei der Karte: Die meisten melden sich in der ersten Woche, danach wird es still. Ein Brief nach vier Wochen kommt oft genau richtig.