Ein Kondolenzbuch liegt bei der Trauerfeier aus, meist am Eingang der Trauerhalle. Gäste tragen sich mit Namen ein, häufig ergänzt um einen kurzen Satz. Nach der Feier bleibt es bei den Angehörigen.
Sein praktischer Nutzen zeigt sich erst später: Es ist die Liste derer, die da waren — und damit die Grundlage für die Danksagung. In den Tagen um eine Bestattung merkt sich niemand, wer alles gekommen ist.
Der zweite Nutzen ist ein anderer. Viele Angehörige lesen die Einträge erst Wochen später, wenn die Betriebsamkeit vorbei ist. Was Menschen dort über den Verstorbenen schreiben, ist oft das, was von der Beisetzung bleibt.
Digitale Kondolenzbücher auf Gedenkportalen erfüllen denselben Zweck für alle, die nicht anreisen können. Achte dort auf die Frage, wie lange die Seite bestehen bleibt und ob sich die Einträge exportieren lassen.
Praktisch bewährt hat sich, das Buch nicht am Ausgang, sondern am Eingang auszulegen und einen Stift daneben zu legen, der schreibt. Klingt banal, ist aber der häufigste Grund für halbleere Bücher. Wer möchte, legt zusätzlich Karten aus, die Gäste mitnehmen und später schicken können — für Menschen, denen im Moment der Feier nichts einfällt.